© KuS Unternehmensberatung GmbH 2011 KuS Unternemensberatung GmbH KuS Unternemensberatung GmbH Elektronische Archivierung Was ist das? Ihr Archiv platzt aus allen Nähten und sie wissen nicht, wo sie den 203. Ordner unterbringen sollen. Außerdem suchen sie schon seit einer Woche eine ältere Rechnung der Stadtwerke. Die muss irgend jemand falsch abgelegt haben! Stellen sie sich nun vor: Ihr Archiv braucht nur so viel Platz wie vier Ordner und darin können sie bis zu 5 Millionen Seiten oder 20.000 prall gefüllte Ordner unterbringen. Die Suche nach ihrer Rechnung können sie bequem – wie bei Google - am Arbeitsplatz durch Eingabe der Suchbegriffe – z.B. „Rechnung Stadtwerke 2003“ - erledigen. Die Antwort erhalten sie sofort auf dem Monitor oder Drucker. Wer kann das nutzen? Jeder Unternehmer ist zur Archivierung seiner Geschäftsunterlagen verpflichtet. Steuer-recht und Handelsrecht gestatten über § 147 Absatz 2 AO, § 257 Absatz 3 HGB im Grund-satz die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder Datenträger, wenn dies in Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entspricht. Das wird schon von den meisten Großunternehmen genutzt. Bei den kleinen und mittleren Unternehmen sind es nur 3 – 5%. Grund dafür ist sicherlich, dass sich der Aufwand für Arbeitsplatzsoftware, EDV-Administration und Schulung bei herkömmlichen Archivsystemen erst ab einer bestimmten Archivgröße rechnet. Der technische Fortschritt macht es aber inzwischen möglich, dass elektronische Archive auch ohne diesen Aufwand effektiv eingesetzt werden können. Solche Systeme benötigen nur noch einen Stromanschluss und eine Verbindung zum Arbeitsplatzrechner oder Netzwerk. Dabei ist es egal ob die vorhandenen Rechner mit Windows, Mac oder Linux arbeiten. Weiterer Aufwand für Schulung und Betrieb entsteht nicht. Dadurch wird es auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Wie sicher ist das? So ein Archivsystem kann die Daten parallel auf mehreren austauschbaren Festplatten speichern. So können z.B. 2 Platten im System sein. Wenn eine Platte defekt ist, muss sie nur ausgetauscht werden. Die neue Platte wird dann automatisch wieder auf den aktuellen Stand gebracht. So kann man auch eine dritte Platte regelmäßig aktualisieren und sicher gegen Feuer oder Wasser geschützt aufbewahren. Die Daten werden auf der Festplatte verschlüsselt gespeichert, so das die Daten, falls die Platte einmal in falsche Hände geraten sollte, nicht gelesen werden können. Der Zugang zu dem Archiv kann auf bestimmte Personen beschränkt werden. Wie funktioniert das? Alle Dokumente, Bilder oder Filme auf dem PC können archiviert werden. Dazu müssen die Informationen nur auf das Archivsystem übertragen werden. Eine automatisierte Datenübernahme aus dem vorhandenen Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem kann natürlich auch eingerichtet werden. Papierdokumente können aber auch mit einem Scanner direkt in das Archiv eingelesen werden. In allen Fällen ist dann noch eine Verschlagwortung für die Suchfunktion notwendig. Ein intelligentes Archivsystem kann auch das automatisch übernehmen. Es kann bei der Übernahme von PC und auch beim Scannen alle Wörter der ersten Seite des Dokuments als Suchbegriff speichern. Die Informationen eines Eingangs- oder Archiv-stempels können selbstverständlich auch interpretiert werden. Selbst ein Barcode ist kein Problem. Damit kann der Aufwand für das Archivieren in vielen Fällen auf einen Knopfdruck oder das Scannen reduziert werden. Das Archiv kann in der gewohnten Abteilungs- und Ordnerstruktur eingerichtet werden. Damit können alle archivierten Dokumente entweder über die Ordnerstruktur oder übergreifend mit Hilfe der Suchbegriffe wieder aufgefunden werden. Das lange Suchen in Bergen von Akten gehört damit der Vergangenheit an. Sind damit die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt? Die archivierten Dokumente können nicht mehr manipuliert oder gelöscht werden. Der Schutz gegen Datenverlust, Vernichtung und Missbrauch ist ebenfalls ausreichend gegeben. Die Hersteller lassen sich das in der Regel entsprechend von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer zertifizieren und dann kann auch das Finanzamt nichts mehr gegen die elektronische Archivierung und die Vernichtung der Papierunterlagen haben. Was kostet das? Es gibt inzwischen elektronische Archivierungssysteme die man komplett, inklusive Wartung und Garantie für ca. 150.- Euro / Monat mieten kann. Vergleicht man diese Kosten mit dem Aufwand für Raum, Akten und Regale bei einem herkömmlichen Archiv, so wird man feststellen, dass der Unterschied nicht allzu groß ist. Rechnet man die Einsparungen bei Platz und Arbeitszeit für archivieren und wieder auffinden noch hinzu, ist die elektronische Archivierung oft sogar günstiger. Fazit Wer seine Dokumente aufbewahren muss – also jeder Unternehmer – sollte einmal darüber nachdenken, ob die elektronische Archivierung nicht eine Alternative zur bisherigen Praxis ist. Denn sie ist meistens ➢ komfortabler, ➢ platzsparender, ➢ arbeitszeitsparender, ➢ sicherer, ➢ übersichtlicher ➢ und last but not least kostengünstiger.